SO MACHEN SIE EINEN GUTEN EINDRUCK IM ONLINE-MEETING

Unsere 11 Tipps für ein erfolgreiches Online-Meeting und eine effektive Nachbereitung:

1. DIE TAGESORDNUNG UND DIE INHALTE KLÄREN
Eine gute Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg einer Online-Sitzung. Dazu gehören vor allem die Festlegung von Zielen und die Erstellung einer Tagesordnung, die den Teilnehmern bereits im Voraus zugesandt wird. Auf diese Weise kann sich jeder in Ruhe auf das Treffen vorbereiten und jeder kann etwas zum Thema beitragen. Eine vordefinierte Tagesordnung dient auch als Leitfaden während des Online-Meetings und hilft, Themen oder einzelne Punkte strukturiert und effizient abzuarbeiten.

2. TECHNIK-CHECK, GUTES LICHT UND PÜNKTLICHKEIT
Bevor Sie ein virtuelles Meeting starten, sollten Sie in jedem Fall sicherstellen, dass alles funktioniert und dass Sie mit allen Funktionen vertraut sind. Testen Sie beim ersten Einsatz einer neuen Hard- oder Software das Ganze hausintern oder mit einem Bekannten, ob alles einwandfrei läuft. Sorgen Sie außerdem für gutes Licht, wenn Sie eine Videokonferenz abhalten. Damit in Zusammenhang steht Ihre Zeitplanung: Planen Sie die Vorbereitungen so, dass Sie sich pünktlich in das Meeting einwählen können – optimalerweise etwas früher. Sollten Sie sich doch verspäten, gilt es wie in einem persönlichen Termin, die anderen Teilnehmer darüber zu informieren, damit diese die Wartezeit sinnvoll nutzen können.

3. RICHTIGE KLEIDUNG UND ORDNUNG
Diese Online-Meeting-Regel gilt nicht nur für den Initiator des Meetings, sondern sollte von allen Teilnehmern ernst genommen werden. Bloß weil die Besprechung virtuell innerhalb Ihrer eigenen vier Wände stattfindet, sollten Sie sich nicht zu leger kleiden. Kleiden Sie sich so, wie Sie es bei einer normalen persönlichen Besprechung tun würden, und sorgen Sie auch für Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz und im Hintergrund. Viele Online-Meeting-Softwares verfügen auch über einblendbare Hintergründe, die Sie zur Not einsetzen können, wenn der Hintergrund nicht zu „beruhigen“ ist.

4. FREUNDLICHE BEGRÜSSUNG UND VORSTELLUNG
Als Moderator sollten Sie für einen freundlichen Auftakt sorgen. Begrüßen Sie alle Teilnehmer und sofern neue Mitarbeiter oder Externe am Meeting teilnehmen, bitten Sie um Vorstellung.

5. STÖRGERÄUSCHE REDUZIEREN
Tastatureingaben, Kindergeschrei, Hundebellen oder Verkehrslärm: Hintergrundgeräusche während einer Online-Konferenz können extrem störend wirken. Nur der Moderator und die Person, die gerade etwas beizutragen hat, sollten das Mikrofon für die Audioübertragung eingeschaltet haben. Die übrigen Personen sollten stumm geschaltet sein, um Störungen zu vermeiden. Außerdem ist es ratsam, ein Headset zu verwenden, das Hintergrundgeräusche unterdrückt. Schließen Sie vor der Besprechung die Fenster und Türen und schalten Sie Ihr Mobiltelefon aus, wie auch in einer persönlichen Besprechung.

6. NICHT UNTERBRECHEN
Lassen Sie andere ausreden und versuchen Sie, Unterbrechungen zu vermeiden. Stattdessen sollten Sie auf Pausen im Gespräch warten, um etwas hinzuzufügen. Bei eingeschaltetem Mikrofon führt auch Räuspern etc. zu einer Störung der Übertragung.

7. IN DER KÜRZE LIEGT DIE WÜRZE
Je länger die Sitzung dauert, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Konzentration nachlässt. Um die volle Aufmerksamkeit aller Teilnehmer zu erhalten, sollte daher eine maximale Dauer von 1 bis 1,5 Stunden für Online-Meetings eingeplant werden.

8. TEILNAHME FÖRDERN
Natürlich ist es schwierig, die Aufmerksamkeit über einen längeren Zeitraum aufrecht zur erhalten, insbesondere wenn ein Monolog stattfindet. Viele Teilnehmer schenken deshalb während einer Videokonferenz ihre Aufmerksamkeit anderen Dingen: 52% erledigen parallel andere berufliche Aufgaben, 43% beantworten private E-Mails oder surfen nebenbei im Internet während eines Online-Meetings (Quelle: NeXR-Studie 2020). Das ist einerseits unhöflich, andererseits verständlich. Mit einem geschickten inbeziehen der Teilnehmer kann man das jedoch verhindern. Beziehen Sie die Konferenz-Teilnehmer durch gezielte Fragen ein, lassen Sie sie im Chat abstimmen oder nutzen Sie ein Whiteboard, um gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.

9. AUSSPRACHE UND GESTEN
Achten Sie bei der virtuellen Kommunikation besonders auf Ihre Aussprache und Ihren Tonfall. Gut ist es, langsam, ruhig und verständlich sprechen. Auch regelmäßige Pausen sorgen für eine bessere Kommunikation. Langsames Sprechen und Innehalten sind insbesondere wichtig in internationalen Unternehmen, wenn eine weltweit gesprochene Fremdsprache zur allgemeinen Verständigung verwendet wird. Auch im Hinblick auf die interkulturelle Zusammenarbeit sollten Sie gegebenenfalls auf Gestik und Körpersprache achten, wie bei einem wirklichen Besuch in anderen Kulturkreisen. Denn nicht überall wird zum Beispiel ein Kopfnicken als Zustimmung interpretiert, zum Beispiel nicht in arabischen Ländern, Griechenland oder der Türkei. Denn hier wird ein Kopfnicken genau als das Gegenteil interpretiert, nämlich als Ablehnung. Das kann zu Verwirrung führen.

10. ONLINE-MEETINGS GEZIELT EINSETZEN
Dank Video-Konferenzen lässt sich die Zusammenarbeit über große Distanzen hinweg deutlich vereinfachen. Allerdings muss nicht immer jeder Mitarbeiter bei jedem Thema online präsent sein. Es gibt viele Beispiele, in denen die Zahl der Online-Meetings aus dem Ruder läuft und die Teilnehmer von einer Konferenz zur nächsten hetzen. Daher sollte man immer genau überlegen, wann und mit wem man ein Online-Meeting anberaumt. Häufig ist es zum Beispiel sinnvoll, nur Personen einzuladen, die mit dem Thema wirklich vertraut sind und zur Diskussion beitragen können.

11. NACHBEREITUNG DES MEETINGS
Für eine dauerhafte Dokumentation der Ergebnisse einer virtuellen Sitzung ist es ratsam, ein Protokoll zu erstellen. Besonders praktisch ist, wenn das verwendete Videokonferenz-Tool über eine Aufzeichnungsfunktion verfügt, mit der das Meeting aufgezeichnet werden kann. So können auch Mitarbeiter, die nicht an dem Online-Meeting teilnehmen konnten, das Meeting einsehen und sich auf den neuesten Stand bringen. Außerdem werden so die Ergebnisse dokumentiert.