BÜRO – ALLES BLEIBT ANDERS

DIE FUNKTIONEN DES BÜROS UND SEINE ZUKUNFT

Büros, so wie wir sie alle in den letzten Dekaden kennengelernt haben, dienten als Hauptarbeitsplätze für die Mitarbeiter in einem Unternehmen. Ihr Design und ihre Funktionalität waren an Fabriken angelehnt. Weil weitreichende Homeoffice-Lösungen vor und besonders in der Corona-Pandemie viel verändert haben, verändern sich auch die Erwartungen an das Büro derzeit besonders schnell. Grund genug für areal, einmal nach den grundsätzlichen Funktionen des Büros zu fragen.

Als das Arbeiten von zu Hause aus immer beliebter, anerkannter und zuletzt auch gesundheitlich präventiv wichtig wurde, begannen sich auch die primären Funktionen des traditionellen Büros zu verändern. Das Büro wurde nur zu einer von mehreren möglichen Umgebungen für die Arbeit. Heute ist das moderne Unternehmensbüro eher ein Raum für menschliche Interaktion und damit ein wichtiges Element der kreativen Arbeit und ein wesentlicher Bestandteil des modernen Geschäftslebens.

Die Büros, die wir vor Kurzem verlassen haben, um von zu Hause aus zu arbeiten, erfüllten die folgenden Funktionen:

KULTURELL – Aufbau von Führungsqualitäten und Beziehungen, auch mit dem Arbeitgeber; Integration anderer Mitarbeiter, Schaffung einer Organisationskultur sowie Austausch von Erfahrungen.
SOZIAL – ein Ort der täglichen Interaktion, an dem sich Menschen wohlfühlen.

REPRÄSENTATIV – ein Ort, an dem Kunden empfangen werden, ein Ort für die Markenbildung des Arbeitgebers, der Hauptsitz des Unternehmens.
ADMINISTRATIV – der Hauptarbeitsplatz, an dem Aufgaben auf effektive und ergonomische Weise erledigt werden können und an dem Materialien, Ordner, Unterlagen usw. aufbewahrt werden.

FOKUSSIERUNG – ein Ort, an dem einzelne Aufgaben erledigt werden können, die eine hohe Konzentration erfordern.
REGENERATIV – ein Ort, an dem man sich in Gesellschaft anderer Mitarbeiter entspannen kann; ein Ort, der den Lebensraum von der Arbeitsumgebung trennt.

Während der Pandemie im Homeoffice sind oder waren die meisten, wenn nicht sogar alle dieser Funktionen praktisch außer Kraft. Die Notwendigkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, hat viele Prozesse in die virtuelle Realität verlagert. Unsere Wohnungen sind zu unseren Büros geworden und der kürzlich aufgetauchte Begriff Work-Life-Blending ist vor unseren Augen zur Wirklichkeit geworden, auch wenn es uns nicht unbedingt gefällt.

Es ist bekannt, dass das Büro einerseits Einfluss auf unser eigenes Befinden und andererseits auf den Zustand unseres Unternehmens hat. Viele Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber bestätigen hingegen, dass die Arbeit von zu Hause aus effektiver ist als gedacht und dass auch Aufgaben zu Hause schneller erledigt werden können als im Büro. Außerdem haben die Arbeitnehmer dort mehr Zeit für ihre eigenen Anliegen. Wenn man dies mit dem Zeit- und Kostenaufwand für das Pendeln kombiniert, stellt man fest, dass die Arbeit von zu Hause aus tatsächlich teilweise echte Vorteile birgt.

Doch was fehlt, ist der zwischenmenschliche Kontakt. Obwohl wir unzählige Videokonferenzen und lange Telefonate führen, haben wir nach einiger Zeit den Eindruck, dass wir ins Büro zurückkehren müssen – in den Raum, der unsere tägliche Arbeit unterstützen soll, auch wenn wir diese Funktion in der Vergangenheit vielleicht nicht wahrgenommen haben. An den Ort, der eine Zwischenzone zwischen unserem Privat- und Arbeitsleben darstellt und an dem wir mit Kunden und Kollegen zusammentrafen. Der Ort, an dem wir zwischen den Sitzungen bei einer Tasse Kaffee Informationen und auch sinnlose Scherze austauschten, ohne eine zusätzliche Teams-Nachricht verfassen zu müssen. Einen Raum, in dem wir intuitiv mit einem Schulterblick voneinander lernten und wo sich unser Teamgefühl entwickelte. Also bleibt die Frage: Ist das wirklich gut für die Arbeitnehmer und die Wirtschaft?

Bei Ausbruch der Pandemie war der Glaube weit verbreitet, dass dies das Ende der Büroarbeit bedeute und dass die Arbeit im Homeoffice bzw. das mobile Arbeiten von irgendwo die Zukunft sei. Auch für den Arbeitgeber sollte sich dies auszahlen: größere Chancen, Mitarbeiter aus verschiedenen Regionen der Welt einzustellen, sinkende Kosten für die Anmietung von Büroräumen und eine höhere Effektivität des Teams.

Aber das klang ein wenig nach den Ansichten, die auch zu Beginn des Internet- und PC-Zeitalters galten. Auch zu dieser Zeit gab es Spekulationen, dass die Arbeitnehmer bald ihre Büros zurücklassen würden – die Arbeit würde sich zunehmend vom traditionellen Büro lösen. Es stellte sich jedoch heraus, dass dies nicht so bald der Fall sein würde.

Heute hört man von beiden Seiten immer mehr Klagen und Kritik an der derzeitigen Lösung. Isolation, mangelnde Motivation, kein Gemeinschaftsgefühl, Arbeit an einem bestimmten Teil eines Projekts ohne Einblick in das Gesamtbild, unzählige Videoanrufe, Hunderte von E-Mails und Posts, die auf uns einströmen – das ist die Realität der Arbeit von zu Hause ohne angemessene Vorbereitung auf die neue Situation.

Die Hauptfunktion eines Büros im 21. Jahrhundert besteht nämlich darin, Menschen zusammenzubringen. Ein Büro ist zu einem Ort geworden, an dem verschiedene Persönlichkeiten, Menschen, Kulturen und Ideen zusammenkommen, um innovative Lösungen zu finden. Das ist etwas, das wir brauchen, um gut zu funktionieren.

Außerdem ist das Büro ein Ort, an dem man sich austauschen, voneinander lernen und erfahren kann, was im Unternehmen vor sich geht. Dies gilt vor allem für junge Arbeitnehmer, aber auch für diejenigen, die am besten in Teams arbeiten. Die Erfahrung zu einer Gruppe zu gehören, die durch ein gemeinsames Ziel verbunden ist, erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit.

Egal wie es wird, ganz zurück lässt sich die Uhr nicht drehen. Da ist eine Mischform, wie das Hybrid Office (siehe Kasten rechts) eher wahrscheinlich. Und sicher ist: Sauber gehalten werden muss jede Form von Büro.

DIE WAHL DES ARBEITSORTES

Wie häufig würden Sie gerne im Homeoffice arbeiten?

(Quelle: EY Real Estate)

Also bleibt die Frage: Ist das wirklich gut für die Arbeitnehmer und die Wirtschaft?

Bei Ausbruch der Pandemie war der Glaube weit verbreitet, dass dies das Ende der Büroarbeit bedeute und dass die Arbeit im Homeoffice bzw. das mobile Arbeiten von irgendwo die Zukunft sei. Auch für den Arbeitgeber sollte sich dies auszahlen: größere Chancen, Mitarbeiter aus verschiedenen Regionen der Welt einzustellen, sinkende Kosten für die Anmietung von Büroräumen und eine höhere Effektivität des Teams.

Aber das klang ein wenig nach den Ansichten, die auch zu Beginn des Internet- und PC-Zeitalters galten. Auch zu dieser Zeit gab es Spekulationen, dass die Arbeitnehmer bald ihre Büros zurücklassen würden – die Arbeit würde sich zunehmend vom traditionellen Büro lösen. Es stellte sich jedoch heraus, dass dies nicht so bald der Fall sein würde.

Heute hört man von beiden Seiten immer mehr Klagen und Kritik an der derzeitigen Lösung. Isolation, mangelnde Motivation, kein Gemeinschaftsgefühl, Arbeit an einem bestimmten Teil eines Projekts ohne Einblick in das Gesamtbild, unzählige Videoanrufe, Hunderte von E-Mails und Posts, die auf uns einströmen – das ist die Realität der Arbeit von zu Hause ohne angemessene Vorbereitung auf die neue Situation.

Die Hauptfunktion eines Büros im 21. Jahrhundert besteht nämlich darin, Menschen zusammenzubringen. Ein Büro ist zu einem Ort geworden, an dem verschiedene Persönlichkeiten, Menschen, Kulturen und Ideen zusammenkommen, um innovative Lösungen zu finden. Das ist etwas, das wir brauchen, um gut zu funktionieren.

Außerdem ist das Büro ein Ort, an dem man sich austauschen, voneinander lernen und erfahren kann, was im Unternehmen vor sich geht. Dies gilt vor allem für junge Arbeitnehmer, aber auch für diejenigen, die am besten in Teams arbeiten. Die Erfahrung zu einer Gruppe zu gehören, die durch ein gemeinsames Ziel verbunden ist, erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit.

Egal wie es wird, ganz zurück lässt sich die Uhr nicht drehen. Da ist eine Mischform, wie das Hybrid Office (siehe Kasten rechts) eher wahrscheinlich. Und sicher ist: Sauber gehalten werden muss jede Form von Büro.

HYBRIDARBEIT IST DIE ZUKUNFT

Wie Betroffene dieses Thema sehen, zeigt eine Umfrage des Beratungsunternehmens EY Real Estate. Was vor allem auffällt, ist dies: Es gibt keinen Homeoffice-Hype, aber viele wünschen sich eine flexiblere Wahl des Arbeitsortes. Sogar die Hälfte der 1.000 Befragten möchten in einem Mischmodell arbeiten. Sie würden also gerne ein- oder mehrmals pro Woche von zu Hause aus arbeiten und an den anderen Tagen in die Firma kommen. Lediglich 14 Prozent wollen sich lieber mit der Arbeit komplett in ihren eigenen vier Wänden beschäftigen, und nur knapp ein Drittel möchte dies nie oder nur in Ausnahmesituationen tun.

Es bleibt, das ist eine weitverbreitete Meinung, Folgendes: Es gibt kein Zurück mehr in die alte Welt. Die Zukunft unserer Arbeitsplätze ist hybrid. Die meisten Mitarbeiter wollen die Vorteile des Büros und die des mobilen Arbeitens bestmöglich kombinieren. Weiterhin wird auch erwartet, dass Mitarbeiter weniger reisen und noch agiler zusammenarbeiten werden.