Rundum-Tipps für die Rückkehr ins Büro

1. WIE HEISSE ICH MEINE MITARBEITER AM BESTEN WIEDER IM BÜRO WILLKOMMEN?

Wieder werden die Unternehmen durch den Gesetzgeber verpflichtet, Mitarbeitenden ein Homeoffice-Angebot zu unterbreiten, soweit keine betrieblichen Gründe dagegen sprechen. Angesichts steigender Infektionszahlen werden sich nun einige Büros also wieder leeren. Doch unaufhaltsam rückt der Tag näher an dem es heißt: Es geht zurück ins Büro.

Dann werden viele der Mitarbeitenden mehrere Monate oder mancher sogar Jahre im Homeoffice verbracht haben und vor der Rückkehr ins Büro etwas verunsichert sein. Arbeitgeber und Vorgesetzte verfügen jedoch über einige Mittel, um das Back to Office für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen so angenehm wie möglich zu gestalten. areal gibt hier einige Anregungen dazu.

EIN KLEINER WILLKOMMENSGRUSS

Egal ob per Aufsteller auf dem Schreibtisch, per Serien-E-Mail oder als kleines „Welcome back“-Event: Heißen Sie Ihr Team als Vorgesetzter oder Arbeitgeber willkommen und drücken Sie Ihre Freude aus, dass alle wieder wohlbehalten zurück sind.

DIE SITUATION VERSTEHEN

Die Rückkehr vom Homeoffice ins Büro mag für manche eine große Herausforderung bedeuten. Einige Kollegen mussten sich in den letzten Monaten mit anspruchsvollen Kindern im Homeoffice herumschlagen und haben ihre Arbeitszeiten deshalb in die frühesten Morgen- oder späten Abendstunden verlegt. Andere konnten tagsüber in einer sehr ruhigen Atmosphäre arbeiten und sich besser konzentrieren als je zuvor. Der Wechsel zurück ins Büro wird in jedem Fall andere Umstände bringen und es ist wichtig, den Mitarbeitern mit Verständnis und Aufmerksamkeit zu begegnen, wenn Aufgaben anfangs etwas mehr Zeit erfordern als üblich.

DAS BÜROKLIMA AUFLOCKERN

Zur Steigerung des Wohlbefindens der Mitarbeiter können Sie z.B. einige Pflanzen oder Bilder an ihrem Arbeitsplatz aufstellen. Auf diese Weise wirken Sie einer deprimierenden Arbeitsatmosphäre entgegen und machen die Arbeit angenehmer. Wichtig ist außerdem: Auch „sinnbefreite“ Unterhaltungen, scherzhafte, lockere Gespräche zwischen den Kollegen haben eine wichtige Funktion für das Teambuilding und die Akzeptanz des Arbeitsplatzes. So mancher Single freut sich nach dem Homeoffice einfach auf etwas mehr Gesellschaft. Insbesondere jüngere Mitarbeiter legen Wert auf den sozialen Umgang bei der Arbeit.

2. VERÄNDERUNGEN AM ARBEITSPLATZ DURCH EIN HYGIENEKONZEPT

Mit neuen Verhaltensregeln und Hygienemaßnahmen können Arbeitgeber dazu beitragen, das Infektionsrisiko auch nach dem Back to Office niedrig zu halten und sie sorgen gleichzeitig dafür, dass sich Mitarbeitende und Gäste sicher am Arbeitsplatz fühlen. Wie immer handelt es sich bei den Maßnahmen um prinzipiell Bekanntes. Die Kombination macht hierbei den Schutz aus, zum Beispiel:

• Einsatz von Desinfektionsspendern an kritischen Punkten, regelmäßige Überprüfung der Funktion
• Abstandslinien mind. 1,50m z.B. am Firmen-Empfang oder der Hotel-Rezeption anbringen
• Stellen von Trennwänden bzw. -scheiben an Arbeitsplätzen
• Geändertes Kantinen-Angebot z.B. ohne Buffet
• Stühle in Konferenzräumen und der Kantine reduzieren
• Vorschlag an Mitarbeiter, die Treppe statt den Aufzug zu nutzen
• Auseinanderrücken von Schreibtischen für mehr Abstand
• Automatische, sensorgesteuerte Türen
• Einsatz und Ausschilderung einer Wegführung
• Virtuelle Meetings vermehrt einsetzen
• Masken und Desinfektionstücher ausgeben
• Zutritt für Gäste bzw. Externe nur mit vorheriger Online-Anmeldung

Natürlich spielt im Hygienekonzept auch die regelmäßige, professionelle Reinigung eine große Rolle. Stichwort Reinigungsintervalle: Insbesondere in der kritischen Zeit einer Pandemie sollten die Intervalle nicht zu knapp bemessen sein. Lieber einmal zu viel gereinigt als kranke Mitarbeiter.

Auch die häufig benutzten Kontaktflächen wie Türklinken, Schalter, manche Tischflächen usw. sollten einer sehr regelmäßigen Reinigung unterliegen und wo es notwendig ist, sorgt eine Desinfektion für rückstandslose Sauberkeit. Auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) befindet: „Kurze Reinigungsintervalle für gemeinsam genutzte Räumlichkeiten, Firmenfahrzeuge, Arbeitsmittel und sonstige Kontaktflächen verbessern den Infektionsschutz weiter.“ Auf der Internetseite des BMAS finden sich auch weitere Maßnahmenvorschläge für den Arbeitsalltag (www.bmas.de/DE/Corona/arbeitsschutz-massnahmen.html).

3. REGELN FÜRS BACK TO OFFICE KLAR KOMMUNIZIEREN

Angesichts der vielen Regeln und Maßnahmen in der Öffentlichkeit sind viele Menschen auch unsicher über die neuen Verhaltensregeln im Büro. Deshalb gilt es für Arbeitgeber oder Facility Manager, diese genau, häufig und gut verständlich zu kommunizieren. Für das Sicherheitsgefühl ist es dabei nicht nur gut zu wissen, was ich selber tun muss, um andere zu schützen, sondern auch, welche Maßnahmen mein Arbeitgeber schon getroffen hat, bspw. ob die Reinigungsintervalle an die Situation angepasst wurden oder zusätzliche Flächen gereinigt werden und wie oft.

Ob mit Aushängen, virtuellen Meetings oder im persönlichen Gespräch – es gilt die Mitarbeiter entsprechend zu informieren und zu schulen und bei Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Auch einfache Erklärungsvideos auf Monitoren am Arbeitsplatz oder im Aufzug etc. können dazu dienen oder ein spezielles internes „WIKI“. Es gibt etliche Medien, die die vielen unentbehrlichen Maßnahmen unkompliziert und gut zugänglich kommunizieren können.

Die Hygiene- und Verhaltensregeln bewirken natürlich nur etwas, wenn sie von den Beschäftigten auch eingehalten werden. Auch im Büro sollten die AHA+L+A Regeln gelten und kommuniziert werden. Das bedeutet nach wie vor Abstand halten, Hygieneregeln beachten, Maske tragen, regelmäßig lüften und die Corona-Warn-App nutzen.

Bei Verdacht auf eine Infektion mit dem Coronavirus sollten Angestellte in jedem Fall zu Hause bleiben bzw. den Arbeitsplatz verlassen, sobald erste Krankheitszeichen auftauchen.